内部通報を適切に受け止め企業の問題解決につなげる

内部通報を受けたときの初動対応

通報内容と確認できている事実を分ける

内部通報を受けたときは、結論を急がず、誰が、いつ、どこで、何を確認したのかを整理します。通報者が直接見聞きした内容と、ほかの人から聞いた情報や推測を分けて記録することが重要です。受付担当者の解釈を加えず、通報者の説明をできるだけ正確に残すことで、後の調査範囲や確認方法を決めやすくなります。証拠となるメール、画像、会計資料、録音などがある場合は、原本の所在や保存状況も確認してください。

通報者と関係資料を早期に守る

ハラスメントや不正が続いている場合は、調査と並行して通報者や被害者の安全を確保します。対象者との接触を避ける、勤務場所や連絡方法を調整するなど、状況に応じた対応が必要です。また、メール、アクセス履歴、防犯カメラ映像、勤怠記録、会計資料など、削除や上書きのおそれがある情報を保全します。準備が整う前に対象者へ通報内容を伝えると、証拠の削除や口裏合わせ、通報者への報復を招くおそれがあります。

情報共有を必要な担当者に限定する

通報者の氏名や通報内容を社内で広く共有すると、本人が特定され、噂や憶測が広がる可能性があります。情報を扱う担当者は、受付責任者、法務、人事、監査担当者など、対応に必要な人物へ限定してください。対象者が経営者や役員である場合は、通常の報告経路を避け、監査役や外部窓口などへの切り替えも検討します。誰が情報を管理し、誰が調査を判断するのかを最初に決めることが、秘密保持と中立性の確保につながります。

通報者の秘密と安全を守る

通報者を特定できる情報を厳重に管理する

内部通報では、氏名や所属部署だけでなく、通報内容や勤務状況から本人が推測される場合があります。関係者への聞き取りでは、通報者しか知らない内容をそのまま伝えず、日時、業務、記録などの確認事項に分けて質問することが重要です。調査の目的は通報者を探すことではなく、通報された問題が実際に起きているかを確かめることです。通報者を特定できる情報は、対応に必要な担当者だけで管理します。

通報を理由とする不利益を防ぐ

通報後に、降格、減給、不自然な配置転換、嫌がらせ、業務からの排除などが生じていないか確認する必要があります。明確な処分だけでなく、会議から外す、必要な情報を与えない、周囲が無視するといった間接的な扱いにも注意が必要です。通報者への報復を放置すると、本人が深刻な被害を受けるだけでなく、ほかの従業員も問題を知らせにくくなります。通報後も一定期間、勤務状況や職場環境を確認することが大切です。

匿名通報も客観的な記録から確認する

匿名の通報は、追加の聞き取りが難しく、情報が不足する場合があります。ただし、匿名であることだけを理由に対応を止めるべきではありません。日時、部署、関係者、取引内容などが具体的であれば、メール、勤怠記録、会計資料、アクセス履歴などと照合できる可能性があります。匿名通報では通報者の特定を試みず、提供された情報と客観的な記録を基に調査の必要性を判断することが重要です。

中立的な内部調査で事実を確認する

通報内容と客観的な記録を照合する

内部調査では、通報者の説明だけで結論を出さず、メール、チャット履歴、会計資料、勤怠記録、アクセスログ、防犯カメラ映像などと照合します。誰が、いつ、どのような行為をしたのかを、複数の記録から確認することが重要です。通報内容に推測や伝聞が含まれる場合は、直接確認された事実と分けて整理します。一つの資料だけで判断せず、前後の経緯やほかの記録との一致も確認することで、調査の公平性を保ちやすくなります。

聞き取りの順序と質問内容を決める

関係者への聞き取りは、通報者、参考人、対象者など、状況に応じて順序を決めて進めます。準備なく対象者へ通報内容を詳しく伝えると、証拠の削除や口裏合わせにつながるおそれがあります。質問は、先に結論を示すのではなく、日時、場所、業務内容、関係者とのやり取りを具体的に確認してください。威圧的な聞き取りや回答を誘導する質問は、正確な事実確認を妨げ、別の労務問題へ発展する可能性があります。

社内だけで難しい場合は外部専門家と連携する

通報の対象が役員や管理職である場合や、社内担当者と利害関係がある場合は、調査の中立性を保ちにくくなります。懲戒処分や法的責任は弁護士、労務対応は社会保険労務士、会計上の不正は税理士や公認会計士など、内容に応じて役割を分けます。探偵調査は、社外での接触や商品の持ち出しなど、社内資料だけでは確認しにくい事実の収集に活用できます。調査の目的と範囲を明確にし、必要な専門家を選ぶことが重要です。

内部通報に関するよくある質問

Q. 匿名の内部通報でも対応できますか？

はい、内容が具体的であれば、匿名でも事実確認を進められる場合があります。問題が起きた日時、部署、関係者、取引内容、関連資料などが分かれば、社内記録との照合が可能です。通報者の特定を目的とせず、提供された情報と客観的な資料を基に対応します。

Q. 通報内容を裏付ける証拠がなくても調査できますか？

はい、証拠がそろっていない段階でも、確認すべき資料や調査範囲を整理できます。メール、勤怠記録、会計資料、アクセス履歴など、社内に残る記録から確認できる場合があります。証拠がないことを理由に放置せず、通報内容と確認可能な事実を分けて整理することが大切です。

Q. 通報者の名前を対象者へ伝える必要はありますか？

いいえ、事実確認に必要がない限り、通報者の氏名を伝える必要はありません。聞き取りでは、通報者しか知らない情報をそのまま示さず、日時や業務記録を基に質問します。通報者を特定できる情報は必要最小限の担当者だけで管理し、報復や職場での孤立を防ぐことが重要です。

内部通報を是正と再発防止につなげる

確認した事実を社内体制の改善に生かす

内部通報への対応は、問題の有無を確認して関係者を処分するだけで終わらせないことが重要です。不正、ハラスメント、情報管理上の不備などが確認された場合は、なぜ問題が起きたのか、どの管理体制が機能していなかったのかまで整理します。通報窓口の周知不足、権限の集中、記録管理の不備、教育不足などを見直し、再発防止策へつなげる必要があります。探偵興信所一般社団法人では、社内資料だけでは確認しにくい行動や外部関係者との接触についても、適法な範囲で事実確認を行い、必要に応じて弁護士や社会保険労務士などとの連携を支援します。通報者の秘密を守りながら、確認できた事実を是正措置と社内体制の改善に結び付けることが、企業の信用と従業員を守る対応となります。

•  記事作成者
  調査員K
  この記事を書いたのは、調査を担当しているK調査員です。探偵業年の監修者の元、ユーザーの皆さんにとって有益な情報をわかりやすく提供できるよう情報作成を行なっています。
  記事作成者プロフィール
•  栗山弁護士
  弁護士アドバイス：探偵に依頼する際には以下の点に注意して有効的な活用をしましょう。
  ・目的を明確にする：調査の目的を具体的に伝えることで、探偵が適切な調査方法を選択しやすくなります。
  ・証拠の使い道を考える：収集した証拠がどのように法的に利用できるか、事前に弁護士と相談しておきましょう。法的に有効な証拠の収集を重視できるでしょう。
  ・定期的な進捗確認：調査の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調査の方向性を修正することが効果的です。担当者とコミュニケーションを密に取ることが重要です。
•  カウンセラー柴田
  記事監修
  この記事の監修は、カウンセラー柴田（有資格）が行いました。まずは行動を確認し、事実を知ることによって気持ちの整理をすることができます。心の問題の解決にもやはり事実が必要です。