採用前の事実確認で入社後のトラブルを防ぐ

採用前に確認したい主なリスク

応募書類と実際の経歴に相違がある

採用リスクは、履歴書や職務経歴書の内容と、実際の経歴や能力が一致していない場合に生じます。学歴、在籍期間、役職、担当業務、保有資格などに事実と異なる記載があると、入社後に必要な業務を任せられない可能性があります。採用前の確認では、応募者の過去を広く調べるのではなく、採用する職務に必要な経歴や資格を証明資料と照合することが重要です。記載に矛盾がある場合も、すぐに虚偽と断定せず、本人へ具体的な説明を求めます。

重要な権限を持つ職種ほど影響が大きい

経理、管理職、情報システム、営業責任者など、金銭や顧客情報、技術資料、契約権限を扱う職種では、採用判断を誤った場合の影響が大きくなります。実務経験の不足や情報管理上の問題を見過ごすと、不正、情報漏えい、顧客対応の悪化などにつながるおそれがあります。人手不足や採用期限を理由に確認を省略すると、入社後に問題が判明し、配置変更や再採用が必要になる場合があります。役職と担当業務に応じて、確認項目をあらかじめ定めることが大切です。

職務と関係のない情報は判断材料にしない

採用前の事実確認は、応募者の欠点や私生活を調べるためのものではありません。家族構成、出身地、思想、信条など、担当業務と関係のない情報を採用判断に用いることは避ける必要があります。確認する情報は、職務上必要な能力、経歴、資格、情報管理への意識などに限定し、すべての応募者へ公平な基準を適用することが重要です。必要な範囲を事前に明確にすることで、企業と応募者の双方が納得しやすい採用判断につながります。

応募書類と経歴の事実確認

職歴や資格を証明資料と照合する

履歴書や職務経歴書では、勤務先、在籍期間、役職、担当業務、保有資格などを確認します。経歴詐称には、在籍期間を長く記載する、実際より高い役職を名乗る、担当していない業務を実績として示すといったケースがあります。採用する職務に必要な経歴や資格については、卒業証明書、資格証明書などの資料と照合することが大切です。記載内容に違いがある場合は、虚偽と決めつけず、本人へ理由や経緯を確認します。

説明の一貫性から勤務実態を確認する

役職名や実績だけでは、実際にどの程度の責任を担っていたか判断できない場合があります。面接では、担当業務の流れ、判断した場面、チーム内での役割などを具体的に尋ね、応募書類との一貫性を確認します。能力や経験を十分に確認しないまま採用すると、入社後に業務を任せられず、現場の負担や再採用のコストが増えるおそれがあります。特に管理職や専門職では、役職名だけでなく、実際の権限や担当範囲まで整理することが重要です。

確認項目を職務に必要な範囲へ絞る

経歴確認の目的は、応募者の過去を広く調べることではありません。経理職であれば会計業務の経験、管理職であれば組織運営の実績、専門職であれば資格の有効性など、採用予定の業務と関係する情報に限定します。確認する理由と判断基準をあらかじめ定め、応募者ごとに異なる扱いをしないことが、公平な採用につながります。採用と関係のない家族構成、思想、信条などは、確認や判断の対象にしないことが大切です。

法人向けリスクマネジメント診断で確認する

取引相手や採用予定者、従業員などについて、話している経歴や生活状況に不自然な点がある場合や、関係を深める前に客観的な情報を確認したい方に適した診断です。採用前に確認すべき情報や、企業としての対応を整理する際にご活用ください。

法人信用調査のリスク診断

公開SNSを確認するときの注意点

職務に関係する重大なリスクだけを確認する

公開SNSには、応募書類や面接だけでは分からない情報が含まれている場合があります。前職や取引先の機密情報を投稿している、顧客や同僚を特定できる内容を公開している、違法行為を疑わせる発信をしている場合は、入社後の情報漏えいや信用問題につながる可能性があります。SNS確認では、応募者の人柄や私生活を評価するのではなく、情報管理、法令遵守、顧客対応など、採用予定の職務と直接関係する内容に限定することが重要です。

投稿だけで本人や事実を断定しない

氏名や写真が一致しているように見えても、同姓同名の別人や、第三者によるなりすましアカウントである可能性があります。また、古い投稿や前後の文脈を欠いた情報が、実際とは異なる印象を与える場合もあります。本人確認が不十分な情報を採用判断に利用すると、誤認によって応募者へ不利益を与え、企業の採用姿勢が問われるおそれがあります。問題と思われる投稿が見つかった場合は、公開時期やアカウントの継続性を確認し、必要に応じて本人へ説明を求めます。

非公開情報や私生活へ踏み込まない

SNS上の情報であっても、採用と関係のない家族関係、病歴、思想、信条などを判断材料にすることは避ける必要があります。非公開アカウントへ不正にアクセスしたり、第三者になりすまして接触したりする方法も適切ではありません。確認できる情報と、採用判断に利用してよい情報は同じではありません。社内で確認基準を定め、公開情報のうち職務上のリスクに関係する内容だけを、公平かつ慎重に取り扱うことが大切です。

採用リスクに関するよくある質問

Q. 応募者の経歴を採用前に確認できますか？

はい、採用予定の職務に必要な範囲で確認できます。学歴、職歴、資格、在籍期間、担当業務などを対象とし、証明資料や本人の説明と照合します。前職への問い合わせなど、第三者から情報を得る場合は、確認の目的と範囲を説明し、本人の同意を得て進めることが基本です。

Q. SNSの投稿を理由に不採用にできますか？

投稿が見つかっただけで、直ちに不採用と判断することは適切ではありません。本人のアカウントであるか、情報が正確か、採用予定の職務に関係する重大な問題かを確認する必要があります。同姓同名やなりすましの可能性もあるため、複数の情報を照合し、公平な基準で判断します。

Q. 採用前調査を本人に知られずに行えますか？

公開情報など、本人への接触を伴わずに確認できる内容もあります。ただし、前職への問い合わせや個人情報を取得する調査では、本人への説明や同意が必要になる場合があります。探偵興信所一般社団法人では、職務との関連性や確認の必要性を整理し、適法性と応募者への配慮を踏まえて対応を判断します。

適切な事実確認が企業と応募者を守る

必要な情報を公平な基準で確認する

採用リスク対策では、応募者の欠点を探すのではなく、採用予定の職務に必要な経歴、資格、実務経験、情報管理への意識などを確認することが重要です。応募書類の矛盾や公開SNS上の重大な懸念を見過ごすと、入社後の業務停滞、情報漏えい、顧客トラブル、早期退職につながるおそれがあります。一方で、採用と関係のない私生活や個人情報まで過度に確認することは適切ではありません。探偵興信所一般社団法人では、調査目的と職務との関連性を整理し、適法な範囲で採用判断に必要な事実を確認します。確認項目と判断基準をあらかじめ明確にすることが、企業と応募者の双方にとって納得できる採用につながります。

•  記事作成者
  調査員K
  この記事を書いたのは、調査を担当しているK調査員です。探偵業年の監修者の元、ユーザーの皆さんにとって有益な情報をわかりやすく提供できるよう情報作成を行なっています。
  記事作成者プロフィール
•  栗山弁護士
  弁護士アドバイス：探偵に依頼する際には以下の点に注意して有効的な活用をしましょう。
  ・目的を明確にする：調査の目的を具体的に伝えることで、探偵が適切な調査方法を選択しやすくなります。
  ・証拠の使い道を考える：収集した証拠がどのように法的に利用できるか、事前に弁護士と相談しておきましょう。法的に有効な証拠の収集を重視できるでしょう。
  ・定期的な進捗確認：調査の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調査の方向性を修正することが効果的です。担当者とコミュニケーションを密に取ることが重要です。
•  カウンセラー柴田
  記事監修
  この記事の監修は、カウンセラー柴田（有資格）が行いました。まずは行動を確認し、事実を知ることによって気持ちの整理をすることができます。心の問題の解決にもやはり事実が必要です。