社内不正の疑いが生じた直後に行うべき対応

社内不正の初動対応が重要な理由

最初の対応が証拠の有無を左右する

社内不正の疑いが生じたときは、本人への確認を急ぐよりも、関係する記録を先に保全することが重要です。横領、架空請求、情報持ち出しなどは、疑いを知られた後に帳簿やデータが削除される可能性があります。初動対応を誤ると、事実確認に必要な証拠を失い、不正の有無や被害範囲を判断しにくくなります。

不用意な情報共有は混乱を招く

不正の疑いを社内で広く共有すると、対象者や関係者に情報が伝わり、口裏合わせや突然の退職につながるおそれがあります。初動段階では、経営者、法務、人事など、対応に必要な担当者だけで情報を管理します。確認できていない内容を周囲へ伝えると、従業員の名誉や職場環境を損なう可能性もあるため注意が必要です。

結論を急がず事実を整理する

金銭や在庫の不一致があっても、必ずしも不正が原因とは限りません。入力ミス、管理方法の不備、システム障害などの可能性もあります。初動対応では、不正と決めつけず、いつ、どこで、どのような違いが生じたのかを客観的に整理することが大切です。冷静に対応することで、その後の内部調査や専門家への相談も進めやすくなります。

最初に保全すべき記録と資料

不正の種類に応じて関係資料を確保する

社内不正の疑いが生じたときは、対象となる行為に関係する資料を早めに確保します。横領や架空請求では帳簿、請求書、領収書、振込記録を確認し、商品や備品の持ち出しでは在庫表、入出庫記録、廃棄記録を保全します。一つの資料だけで判断せず、金銭、商品、人物の動きを複数の記録から照合できる状態にしておくことが重要です。

上書きや削除のおそれがあるデータを優先する

防犯カメラ映像やシステムの操作ログは、一定期間が過ぎると自動的に上書きされる場合があります。メールや共有フォルダ内のデータも、削除や書き換えが行われる可能性があります。保全が遅れると、問題が起きた日時や操作した人物を確認できなくなるおそれがあります。保存期間を確認し、消失しやすいデータから優先して確保してください。

取得経緯が分かる状態で保管する

資料を保全する際は、内容だけでなく、誰が、いつ、どこから取得したのかも記録します。原本を変更せず、必要に応じて複製を作成し、閲覧できる担当者を限定することが大切です。資料の取得経緯と管理状況を明確にしておくことで、その後の内部調査や専門家への相談に活用しやすくなります。私物端末や私的なアカウントなど、企業に確認権限がない情報を無断で取得することは避けてください。

初動対応で避けるべき行動

証拠を確認する前に本人を追及しない

社内不正を疑っても、証拠が十分でない段階で本人を問い詰めることは避けてください。疑いを知られると、帳簿やデータの削除、関係者との口裏合わせ、突然の退職につながる可能性があります。まずは確認できている事実、保全した資料、被害の可能性がある範囲を整理し、本人への確認は準備が整ってから行うことが重要です。

私物や権限外の情報を無断で確認しない

不正の疑いがあっても、従業員の私物スマートフォン、個人のメール、私的なSNSアカウントなどを無断で確認してよいわけではありません。就業規則や情報管理規程、端末の所有者、企業側の管理権限を確認する必要があります。違法または不適切な方法で集めた情報は、企業側の責任や労務トラブルを招くおそれがあります。

処分や調査範囲を独断で決めない

不正の疑いだけを理由に、すぐに解雇、降格、自宅待機、契約解除などを決めると、後から対応の妥当性を問われる場合があります。社内で確認する対象や期間も、必要以上に広げないことが大切です。事実確認、就業規則、契約内容を照らし合わせ、必要に応じて弁護士や社会保険労務士へ相談しながら判断します。

法人向けリスクマネジメント診断で状況を整理する

取引相手や採用予定者、従業員などについて、話している経歴や生活状況に不自然な点がある場合や、関係を深める前に客観的な情報を確認したい方に適した診断です。

法人信用調査のリスク診断

社内不正の初動対応に関するよくある質問

Q. 明確な証拠がなくても相談できますか？

はい、違和感や疑いの段階でも相談できます。帳簿と現金が合わない、在庫不足が続く、不自然なアクセス履歴があるなど、現在確認できている情報を整理します。本人へ確認する前に、保全すべき資料と確認範囲を決めることが重要です。

Q. 疑いのある従業員へすぐに事情を聞くべきですか？

いいえ、関係資料を保全する前の追及は避けるべきです。疑いを知られると、データの削除や口裏合わせ、突然の退職につながる可能性があります。まずは客観的な記録を整理し、質問内容や対応担当者を決めてから確認します。

Q. 業務用パソコンやメールを確認できますか？

はい、会社が管理する端末やアカウントであれば、規程や利用目的に沿って確認できる場合があります。ただし、従業員の私物端末や個人アカウントを無断で確認することは避けてください。確認前に就業規則や情報管理規程、会社側の管理権限を整理する必要があります。

Q. 警察や弁護士にはいつ相談すべきですか？

横領や窃盗などの犯罪が疑われる場合や、懲戒処分、損害賠償請求を検討する段階で相談します。ただし、証拠が失われるおそれがある場合は、結論が出る前でも早めの相談が必要です。警察、弁護士、社会保険労務士などの役割を分け、対応の順序を確認します。

冷静な初動対応が被害拡大を防ぐ

記録保全と事実整理を優先する

社内不正の疑いが生じたときは、本人への追及や処分を急がず、関係資料の保全と事実関係の整理を優先します。初動対応を誤ると、証拠の削除、関係者の口裏合わせ、突然の退職などにより、不正の有無や被害範囲を確認しにくくなるおそれがあります。探偵興信所一般社団法人では、確認できている情報を整理し、適法な事実確認や弁護士、社会保険労務士などとの連携を通じて、企業の初動対応を支援します。情報共有を必要最小限にとどめ、記録保全、確認範囲の設定、専門家への相談を適切な順序で進めることが、被害の拡大と新たなトラブルを防ぐことにつながります。

•  記事作成者
  調査員K
  この記事を書いたのは、調査を担当しているK調査員です。探偵業年の監修者の元、ユーザーの皆さんにとって有益な情報をわかりやすく提供できるよう情報作成を行なっています。
  記事作成者プロフィール
•  栗山弁護士
  弁護士アドバイス：探偵に依頼する際には以下の点に注意して有効的な活用をしましょう。
  ・目的を明確にする：調査の目的を具体的に伝えることで、探偵が適切な調査方法を選択しやすくなります。
  ・証拠の使い道を考える：収集した証拠がどのように法的に利用できるか、事前に弁護士と相談しておきましょう。法的に有効な証拠の収集を重視できるでしょう。
  ・定期的な進捗確認：調査の進捗状況を定期的に確認し、必要に応じて調査の方向性を修正することが効果的です。担当者とコミュニケーションを密に取ることが重要です。
•  カウンセラー柴田
  記事監修
  この記事の監修は、カウンセラー柴田（有資格）が行いました。まずは行動を確認し、事実を知ることによって気持ちの整理をすることができます。心の問題の解決にもやはり事実が必要です。